Лента / Проблемы продаж Александр Бокарев


Еженедельная планерка продаж. Time killer или точка роста продаж?

Проводя диагностику систем продаж у наших клиентов, мы видим, что планерка продаж нерационально расходует временные ресурсы компании. Одни компании проводят их от случая к случаю, без требования обязательного присутствия всех сотрудников отдела на планерках. Нужная информация не доводится до отсутствующих на ней и теряется.

Другие устраивают планерки ежедневно, убивая на каждую по часу-два и отвлекая продавцов от работы. Причем в 80% случаях оказывается, что обсуждается что угодно, но не работа отдела продаж. Часами руководитель с продавцами могут обсуждать продукты компании, высокие цены у нас и какие низкие цены у конкурентов, как плохо работают смежные подразделения и т.п.

Давайте попробуем разобраться, что такое Еженедельная планерка продаж в отделе продаж, зачем она нужна и что на ней делать сотрудникам.

Если заглянем в толковый словарь Ожегова, то найдем: «Планерка — короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения плана». То есть задача планерок — контролировать ход и факт достижения целей и KPI. Отсюда следует, что планерки могут быть итоговыми и промежуточными. Итоговая планерка, как не трудно догадаться, посвящена факту выполнения поставленных финансовых целей. Поскольку такие цели устанавливаются, как правило, на год с полугодовой или поквартальной разбивкой, итоговые планерки в отделе продаж проводятся раз в квартал. Понятно, что подсчет итоговых очков — самое интересное, но, как известно — дьявол в деталях и чтобы гарантировано достичь установленных целей, нужно регулярно отслеживать степень их достижения для корректировки дальнейшей работы. Выходит, без промежуточных планерок не обойтись. Промежуточные планерки бывают еженедельными и ежемесячными.

Мы подробно рассмотрим первый тип, все, что справедливо для еженедельных планерок справедливо и для ежемесячных. Разница только в периоде контроля, в наборе контролируемых показателей и в решениях руководителей по результатам контроля.

 

Какими качествами должна обладать Еженедельная планерка продаж

Регулярность и обязательность. Выбираете день недели и удобное время. И вводите обязательность присутствия всех сотрудников. Фиксированный день и время помогут вашим сотрудникам в дальнейшем планировать контакты с клиентами и всегда посещать планерки. Тогда и отговорки, что у них на это время назначена встреча с клиентом не пройдут.

Продолжительность планерки зависит от количества сотрудников в отделе продаж. Заложите 5 минут на общее объявление в начале планерки и по 5 — 7 минут на отчет сотрудника о своей деятельности за неделю, достигнутых результатах и планах на неделю следующую. 3-5 минут будет достаточно на подведение общих итогов. В многочисленных подразделениях, для экономии, планерку можно проводить в малых группах.

Структурированность. Ход планерки должен иметь четкую последовательность. Каждый сотрудник отчитывается перед руководителем по единому сценарию. Да-да, в отделе должен быть сценарий планерки. В нем указаны участники, описание их задач по подготовке к планерке, пошаговое описание доклада сотрудников о работе. У руководителя отдела должен быть расширенный сценарий, который включает перечень параметров для контроля и возможные решения по итогам контроля. Этот документ не должен превышать объемом 1 лист формата А4. Иначе им просто неудобно будет пользоваться.

Сохранность информации. Важно, чтобы все принятые решения, озвученные проблемы и, самое главное, поставленные оперативные задачи были зафиксированы для контроля их исполнения. Этого легко добиться, если поручить ведение протокола планерки одному из сотрудников отдела. Можно ввести дежурство и каждый раз менять сотрудников. Только не нужно делать стенограмму — от нее не будет никого толку из-за ее громоздкости.

 

Как это выглядит на практике

Раз в неделю, лучше всего в понедельник утром или в пятницу вечером сотрудники отдела продаж собираются за столом с распечатанными отчетами за прошедшую неделю. Можно смотреть в on-line режиме, если у вас хорошо настроена и регулярно заполняется CRM-система.

Сотрудник докладывает о состоянии работы с клиентами по согласованию сделки. Делает он это по каждому клиенту или в случае большой «воронки продаж» по клиентам с высоким потенциалом. Какая ситуация с клиентом, на каком этапе процесса он находится, какие действия были осуществлены за неделю, какие договоренности с клиентом достигнуты, какие планы на следующий отчетный период по этому клиенту, причины «остановки» клиента на текущем этапе.

Затем сотрудник озвучивает сколько встреч / звонков он совершил за прошедшую неделю. Если норматив не выполнен, объясняет почему. Если существенно перевыполнен, он может коротко рассказать, как это ему удалось.

Руководитель ОП принимает решение по результатам контроля и разбирает с сотрудниками общие ошибки / яркие примеры. Важно, чтобы сам руководитель не входил в кураж, и длительность его выступления не превышала всех разумных пределов.

Может сложиться впечатление, что если проводить планерки по вышеприведенному примеру они будут занимать огромное количество времени. Нет. Практика показывает, что после месяца проведения планерок в соответствии с прописанным сценарием, сотрудники запоминают последовательность доклада, входят в нужный ритм сразу же. Сначала это сделают более сообразительные, а все остальные за ними скоро подтянутся, имея перед глазами наглядный пример.

Так каков же наш результат? Эффективно спланированная и проведенная Еженедельная Планерка позволит вам:

  1. более эффективно использовать рабочее время руководителя и сотрудников
  2. ясно понимать текущую ситуацию с продажами и правильно направлять работу продавцов
  3. строить конструктивный диалог между руководителем и сотрудниками по всем вопросам, в том числе оценки их эффективности и результативности
  4. существенно повысить шансы достижения целей.

 
Контролируйте эффективно! Успешных вам продаж!

Не пропустите следующую статью